幕后:编目论坛讨论敏感记录

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彩色素描标题为“贝尔公园的疯子庇护所视图”,c。19世纪。NHS Greater Glasgow&Clyde Archives Ref。HB 13/15/236;可通过Wellcome库在线获得。

在上周三的ASC编目论坛上,我们讨论了档案管理员面临的最常见挑战之一:我们需要限制哪些项目?

当我们分类收集时,我们将有效地将曾经是私人记录的内容转换为公开访问的记录。作为《编目》,我们受《数据保护法》(1998年)的约束,该法控制我们允许我们在可识别的活人上公开哪些个人信息。对于许多项目,这不是问题,但是如果记录包含敏感的个人信息,那就是另一个故事。作为档案管理员,我们既有法律和道德责任,又可以确保我们公开提供的信息不能以可能造成困扰或伤害个人的方式使用。

我们的讨论是由格拉斯哥大学数字化中心的劳拉·史蒂文斯(Laura Stevens)领导的。劳拉(Laura),目前正在投影管理数字化Gartnavel皇家医院(格拉斯哥)的记录克里顿皇家医院(邓弗里斯)作为惠康信托资助项目心理保健档案的数字化这个雄心勃勃的项目旨在将大约800,000页的心理保健记录数字化,这些记录将通过Wellcome数字图书馆免费提供。

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1879年,Gartnavel Royal Hospital,Gartnavel Royal Hospital在童年后停止进食或睡觉的妇女的录音摘录。HB13/7/86,认股权证号6347;通过惠康图书馆在线获得

这些记录非常有价值:它们为患者的生活提供了丰富的见解,并揭示了我们对精神疾病的理解如何在过去两个世纪中发生了变化。数字化为全球研究人员开辟了记录,以进行新发现。但是,患者的心理健康记录非常敏感,不应在有关个人仍在生活的同时公开。因此,只有1913年的患者记录是该项目的一部分。

其余记录应理论上很好,但是敏感的患者信息可以在其他记录中努力。这可能是一位匆忙的医生在上周会议的会议记录副本上对患者的注释,这恰好是最接近的纸。一封信可能有五页有关订购新床锅的讨论,但可以随便提及患者的病情。下面孩子的涂鸦的例子显示了几乎任何东西都可以潜入唱片中!一旦所有这些都已检查,档案就履行了这些记录中患者的法律责任。

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1925年,园丁书中的一位园丁校长的绘画。HB13/17/13;通过惠康图书馆在线获得

但是,处理数字化的材料会带来额外的道德问题。数据保护的法律要求不涵盖已发布的信息,但是诸如员工杂志之类的东西显然只想被非常具体的受众看到。任何数字化的东西都可以突然可供与互联网连接的任何人使用 - 因此,在工作人员中曾经无害的笑话可以被解释并传播为严肃而诽谤的声明。

除了满足法律数据保护要求外,Wellcome Trust还使用“数据敏感性”的概念作为额外的预防措施。“数据敏感性”本质上是指利用收藏品的知识以及一段常识,以决定一个人是否可以合理地反对有关它们可用的信息,请记住,人们可以从任何角度了解数字化信息。它为档案管理员提供了更多控制信息的使用方式,我们仍然可以选择在阅读室中提供物理副本,我们可以在其中监督其使用。

因此,数字化包含敏感数据的记录可能很耗时,我们必须警惕这不会被误用。但是,这是一个值得付出的代价,使我们的收藏更容易获得。在此过程中,必须提出所有这些道德问题的答案,鼓励我们继续保持警惕,以处理敏感的个人信息。

了解更多

这篇文章中使用的所有图像均与格拉斯哥大学档案服务公司联合的NHS Greater Glasgow和Clyde档案馆提供。188足球比分直播网站他们可以在Wellcome图书馆的网站上自由访问。

惠康图书馆的版权许可和撤销政策更详细地列出他们的数据灵敏度标准。Rada Vlatkovic也写了惠康图书馆博客讨论数字化敏感材料的挑战。

Gartnavel皇家医院的档案馆(以及其他几家格拉斯哥庇护所)在NHS Grore Glasgow&Clyde档案馆举行。这些记录可在周三至周五在米切尔图书馆提供给公众;请参阅他们的网站以获取更多详细信息



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